Glossario:
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Chiamata scoperta: si ha quando una chiamata (fatta dal cliente e confermata dalla ditta/società, secondo modi e tempi previsti dal contratto) non viene coperta, cioè quando il personale non si presenta dal cliente per fornire il servizio. Per alcuni clienti non è un problema grave (ad esempio Comuni/Province/Regioni solitamente hanno personale preposto alla registrazione quindi sarà comunque possibile procedere successivamente alla trascrizione) mentre per altri si crea un problema serio (ad esempio nei Tribunali dove non c’è personale preposto alla registrazione, è una delle richieste del contratto con la ditta/società fornirlo!, nella maggior parte dei casi si procede al rinvio delle udienze, specie quelli in cui sono presenti testimoni o periti, causando ulteriori disagi; in alcuni contratti era una clausola che poteva prevedere la rescissione del contratto, indipendentemente dalla durata dello stesso, anche per una sola volta che si verificasse!).
Consegna: può riguardare la sola registrazione audio e/o la trascrizione. Tempi (a seconda del servizio richiesto sono solitamente diversi) e modi (n° di copie cartacee (una o n° copie), tipo di supporto (Floppy, CD, DVD), invio tramite e-mail (a uno o più destinatari)) dipendono dal contratto.
Difformità del servizio: si ha quando viene richiesto un servizio e ne viene fornito un altro (ad esempio fonoregistrazione al posto della stenotipia, o viceversa). Dal punto di vista pratico non è un problema se al posto della fonoregistrazione viene fornita la stenotipia dato che il personale addetto alla stenotipia effettua anche la fonoregistrazione, il problema potrebbe esserci al momento della fatturazione dato che la stenotipia è notevolmente più costosa della fonoregistrazione. Se invece viene fornito il servizio della fonoregistrazione al posto della stenotipia non si può avere la bozza del verbale come richiesto dai contratti di questo tipo durante o alla fine dell’intervento, nei casi di consegna “immediata” del verbale definitivo poi non è assolutamente possibile. Però al momento della fatturazione dovrebbe essere decisamente meno oneroso. In alcuni contratti sono previste ulteriori penali per questo tipo disservizio, oltre alla riduzione del compenso pattuito, solitamente a pagina o a durata della registrazione.
Disservizi: vedi Chiamata scoperta, Difformità del servizio, Ritardo nella consegna. Errori nel verbale, Errori nella trascrizione.
Errori nel verbale: solitamente tutti i contratti prevedono un margine di errore nella trascrizione, anche nella versione definitiva, solitamente è attorno all’1-2%. Gli errori devono essere di battitura, non omissioni, inserimenti errati di formule o spezzoni (nel caso il verbale sia stato redatto da più persone per ridurre il tempo necessario alla stesura del verbale definitivo ). Anche in questo caso in alcuni contratti un verbale palesemente errato poteva essere motivo per il recesso immediato dal contratto, oltre a poter rendere impossibile il proseguimento dei lavori secondo il calendario fissato dal cliente quindi avendo come unica soluzione il rinvio ad altra data, questo poteva comportare ulteriori disagi (nel caso di processi con testimoni fissati a calendario in determinati giorni ravvicinati poteva comportare l’impossibilità di contro-interrogatorio o di interrogatorio di altri testimoni collegati).
Errori del verbale: per errori del verbale si intendono proprio frasi o parole sbagliate e/o mancanti e/o incomprensibili, questi elementi possono portare all’inutilità della trascrizione (specie nei Tribunali dati i tempi tra un’udienza e la successiva). Soprattutto nei Tribunali sarebbe obbligatorio parlare italiano ma spesso, nel caso dei testimoni, viene utilizzato il dialetto, ma nel verbale bisogna riportare tutto in italiano, quindi se non si conosce perfettamente il dialetto ci possono essere gravi errori di “traduzione”. Se non si capisce (nel senso di sentire chiaramente cosa viene detto) una parola o una frase si usa mettere (incomprensibile) o (inc.) oppure (intervento fuori microfono) (nel caso il microfono sia spento o non posizionato correttamente), chiaramente più sono presenti queste incomprensioni e minore è l’utilità del verbale, arrivando anche all’inutilità dello stesso se presenti in passaggi chiave del verbale.
Fonico: personale addetto alla registrazione audio (in formato digitale o analogico a seconda dell'impianto presente), ha inoltre il compito di monitorare costantemente sia la registrazione che lo svolgersi della "conversazione", in modo da ridurre al minimo gli interventi fuori microfono, a microfono spento e le discussioni sovrapposte. Può inoltre intervenire nel caso si renda necessario il riascolto di uno spezzone audio precedentemente registrato (nello stesso giorno o in altra data, se è disponibile il supporto, impianto permettendo ovviamente). A seconda delle condizioni/richieste può operare da solo o di supporto allo stenotipista.
Integratore: personale addetto all'integrazione della diretta di uno stenotipista (cioè a partire dalla prima bozza), tramite l'utilizzo di apposita attrezzatura (PC + software con pedale o PC + lettore cassette con pedale e le cuffie), crea direttamente la stesura definitiva. Può essere sia dipendente che libero professionista. A seconda delle condizioni/richieste può operare da solo (prendendo in carico la prima bozza dello stenotipista), di supporto allo stenotipista e con l'ausilio di un ulteriore integratore (team operativo) per una stesura definitiva in tempo reale (consegna definitiva circa 1 ora dopo la fine dell'intervento). Può essere sia dipendente che libero professionista.
Registrazione: audio dell'intervento in formato digitale (.mp3 o .wav su supporto CD/DVD) o analogico (su supporto cassetta/VHS) a seconda dell'impianto utilizzato, deve essere consegnata al termine dell'intervento e/o alla consegna della trascrizione, farà fede in caso di eventuale contestazione della trascrizione.
Ritardo nella consegna: si ha quando il verbale viene consegnato in tempi successivi a quelli previsti dai termini del contratto, solitamente si paga una penale (anche del 10% per ogni giorno di ritardo, quindi con 10 giorni di ritardo non si ha diritto al compenso e il verbale deve essere comunque consegnato, inoltre in alcuni contratti è previsto che anche un solo ritardo superiore ai 10 giorni possa essere motivo di recesso immediato dal contratto). Il ritardo nella consegna, soprattutto presso alcuni clienti, è un fatto molto grave perché può rendere impossibile il proseguimento dei lavori. Inoltre il termine di consegna è uno dei fattori che incide pesantemente sul compenso del personale libero professionista, e alcuni contratti prevedono che la penale sia a carico loro in caso di ritardo nella consegna, solitamente i tempi di consegna nei contratti del personale sono di 1 e 3 giorni, oppure 3 o 4 giorni, nel caso di perizie i tempi si allungano, maggiore è il tempo per la consegna e minore è il compenso a pagina che percepiscono.
Riversamento: consiste nel trasferimento della registrazione audio da un supporto (ad esempio bobina o cassetta) ad un altro (ad esempio file digitale in formato .mp3), può essere una richiesta (anche aggiuntiva) del cliente o un'esigenza della società (per gestire in modo più semplice il lavoro e ridurre i tempi).
Servizio di fonoregistrazione: richiesta da parte del cliente di un fonico che effettui la registrazione audio (solitamente con impianto fornito dal cliente) e presidi l'impianto durante tutta la durata dell'intervento. In un secondo momento e (solitamente) in altra sede si procede al servizio di trascrizione, sempre se richiesto.
Servizio di stenotipia: richiesta da parte del cliente di uno stenotipista che effettui la trascrizione in diretta dell'intervento e la registrazione audio, può essere necessaria la presenza di un fonico.
Servizio di trascrizione: richiesta da parte del cliente della trascrizione di un intervento già registrato (in formato analogico o digitale).
Stenotipista: personale addetto alla trascrizione, principalmente in diretta (cioè mentre avviene l'intervento), tramite l'utilizzo di apposita attrezzatura (PC + macchina per trascrivere (Michela o Stentura)+ cuffie). Durante l'intervento trascrive la diretta (che non è quasi mai perfetta, soprattutto punteggiatura, impaginazione e termini specifici) arrivando alla prima bozza e successivamente, in un secondo momento, procede all'integrazione grazie all'audio registrato, arrivando alla stesura definitiva. E' l'unica figura professionale operante in questo settore che ha un vero e proprio attestato che lo riconosca come stenotipista (deve sostenere un esame di abilitazione). Può essere sia dipendente che libero professionista. A seconda delle condizioni/richieste può operare da solo, con l'ausilio di un fonico, con l'ausilio di integratori.
Tastierista: vedi Trascrittore.
Trascrittore: personale addetto alla trascrizione, esclusivamente in differita (cioè da registrazione audio), tramite l'utilizzo di apposita attrezzatura (PC + software con pedale o PC + lettore cassette con pedale e le cuffie), crea direttamente la stesura definitiva. Può essere sia dipendente che libero professionista.
Trascrizione: stesura definitiva tramite PC in formato cartaceo e/o elettronico (.DOC e/o .PDF) di quanto è stato detto durante l'intervento.
Verbale: vedi Trascrizione.
Ultimo aggiornamento: 31.10.2007