Stato del Servizio

Premessa. Come già descritto in precedenza i principali clienti di questo lavoro sono il Ministero di Giustizia con le udienze penali e Comuni/Province/Regioni con i consigli.

Mentre l’appalto anche in un solo Tribunale garantisce lavoro a tempo pieno ad una ditta, l’appalto in un Comune e/o in una Provincia garantisce solo un lavoro non a tempo pieno.

Per la stabilità di una ditta è ottimale il possesso degli appalti possibili nella città.

Quindi la presenza di una sede delle ditta è ottimizzata solo nella città capoluogo di Provincia, in alternativa la ditta si deve impegnare ad acquisire tutta una serie di appalti nel territorio circostante in modo da garantirsi la continuità del lavoro, anche se a costi maggiori (principalmente trasferte, quindi costo dei mezzi di trasporto e tempo di viaggio).

Una possibile soluzione alternativa che è disponibile a costi accessibili e rispettando i tempi ristretti di questo lavoro è possibile da qualche anno, anche se spesso non è fattibile per le scelte del servizio del cliente. Porterebbe una notevole riduzioni dei costi la registrazione in digitale dell’intervento da parte di un fonico, la successiva trasmissione tramite internet del file audio alla sede (o al trascrittore direttamente, dipende dall’organizzazione interna) che successivamente la assegnerà al trascrittore, una volta pronta verrà inviata tramite e-mail al cliente, eventualmente anche al fonico che provvederà alla stampa e alla consegna alla successiva chiamata del cliente (per rispettare i tempi di consegna potrebbe essere necessaria una consegna in un giorno diverso dalla successiva chiamata e quindi ulteriori costi che influiscono sul prezzo del servizio). Il fonico per ottimizzare i costi dovrebbe essere residente sul posto ovviamente, in questo modo i costi di trasferta si azzerano, sia come costo di viaggio sia come tempi (le ore di viaggio sono comunque pagate in molti contratti), inoltre in alcuni contratti non è previsto il rimborso dell’eventuale pasto se non si è in trasferta (non tutti i contratti prevedono i buoni pasto) . Anche la consegna del verbale cartaceo rappresenta un costo che potrebbe essere eliminato (anche se in realtà dovrebbe influire molto poco, con una stampante di buon livello e forniture di materiali elevate il costo di stampa di una pagina è attorno ad 1-2 centesimi a pagina, soprattutto con le grandi ditte che hanno personale addetto sia alla stampa sia alla consegna e quindi devono coprire lo stipendio di queste figure professionali.

In definitiva si tratta di trovare un giusto bilanciamento tra la qualità del verbale e la disponibilità economica del cliente, soprattutto considerando che questo lavoro è svolto principalmente da persone manualmente (e questo incide pesantemente sul costo del servizio), solo una minima parte del lavoro usufruisce e beneficia di eventuali novità e innovazioni tecnologiche (prevalentemente la parte “burocratica” come la gestione o la contabilità), e specie nella grandi società l’unica parte del lavoro che svolge la società è la ricezione della chiamata e la sua assegnazione al personale che poi concluderà tutto il lavoro, quindi maggiore è la dimensione della società e maggiori diventano i costi di gestione, mentre il costo del personale che effettua il servizio è lo stesso sia per la grande società sia per la ditta individuale. L’unico vero risparmio la grande società l’ha nell’acquisto di grandi quantità di forniture di materiali (ad esempio floppy disk, carta, toner…) ma si tratta comunque di cifre che influiscono relativamente poco sul prezzo finale.

Per la stabilità di una ditta considereremo principalmente come entrate i proventi dagli appalti per le udienze penali e secondariamente quelli dai consigli comunali, provinciali e regionali. Le altre voci descritte in precedenza non sono regolari o prevedibili e quindi non sono entrate stabili e/o preventivabili. Anzi potrebbero creare un problema organizzativo nel momento in cui se ne presentassero troppe in contemporanea.

Pur con condizioni molto diverse di contratto (come: tempi di consegna, richieste di servizio, termini di pagamento e/o di affidabilità sul pagamento…) in passato entrambi i clienti erano accessibili a tutte le ditte tramite gara di appalto, principalmente.

In questo modo anche le piccole ditte presenti sul territorio erano in grado di partecipare alle gare di appalto locali, per alcuni clienti bastava anche la sola ditta individuale!

Spesso alcuni contratti erano inaccessibili alle piccole ditte per i requisiti richiesti dal cliente (principalmente fatturato minimo troppo alto) o venivano persi per il modo in cui si procedeva all’attribuzione del punteggio, il ribasso sul prezzo veniva (e viene ancora oggi) considerato poco rispetto alla dotazione tecnica e di personale (ribassi anche del 30% della piccola ditta perdono comunque contro ribassi del 3% della grande società), questo perché c’è un’errata convinzione che la dotazione tecnica o di personale siano di grande rilevanza, nella realtà invece sia la grande società che la piccola ditta (anche individuale) utilizzano gli stessi mezzi tecnici e spesso il personale della piccola ditta sia più preparato professionalmente (almeno come media), quindi salvo forse il caso della ditta individuale che in caso di malattia non potrebbe garantire il servizio, in tutti gli altri casi si commette un grave errore con notevole danno economico per il cliente.

La situazione è cambiata! Nel novembre 2006 tutte le udienze penali sono passate sotto la copertura di Astrea. Questo, per i ragionamenti fatti prima, ha creato una situazione inverosimile… paradossale…

Prima di tutto una cosa. Il Ministero ha optato per una scelta di questo tipo (creando di fatto un monopolio da cui sarà difficile tornare indietro, salvo che non la si cambi “subito” nel 2008 alla scadenza, sempre che le ditte rimaste fuori riescano a resistere a questo biennio…) perché si è accorto che esistevano “inconcepibili” variazioni di prezzo a parità di servizio (vedi allegato 1), dato che questo servizio è attivo e utilizzato da circa 15 anni, già sfugge come se ne sia accorto solo oggi…

Sul fronte udienze penali si sono riscontrati enormi disservizi(difformità tra servizio richiesto e servizio prestato, ritardi nelle consegne (si parla anche di 7 mesi!), chiamate non coperte… in passato la prima era almeno almeno motivo di convocazione per la ditte, mentre le altre 2 davano al cliente la possibilità di recesso immediato dal contratto…), ad oggi ancora in essere in molti tribunali.

Tralasciando il balzo da gare di appalto per singolo tribunale ad una gara europea ristretta.

Avendo svariate constatazioni del mancato rispetto dei tempi e delle “promesse” del capitolato/contratto che il consorzio vincitore ha siglato, e che “forse” erano prevedibili dato che alla gara hanno partecipato solo 2 consorzi, solo 2 perché non se potevano formare di più dato che grosso modo ognuno rappresentava il 48-52% della copertura, quindi di fatto era sotto organico di circa il 50% del personale. A queste condizioni forse era più indicato procedere in maniera diversa e utilizzando gli stessi dati vengono in mente diverse soluzioni. (indicare le possibili soluzioni, magari verranno considerate per la prossima gara di appalto)

Col tempo tutto può funzionare o, nella peggiore delle ipotesi, ci si adegua…

Il risultato non sarebbe stato diverso se avesse vinto l’altro consorzio, date le condizioni indicate sopra l’unica soluzione possibile sarebbe stata quella di coinvolgere tutte le parti, magari andando a chiedere spiegazioni alle ditte che praticavano prezzi fuori media, cosa che sarebbe comunque interessante sapere anche oggi.

Nei Comuni/Province/Regioni la situazione è la stessa per quello che riguarda i prezzi, le condizioni richieste stanno diventando sempre più irraggiungibili per le piccole ditte o comunque nettamente a favore delle grandi ditte (ad esempio la grande ditta che “vanta” 10 persone, 10 attrezzature complete e un ribasso del 3% vince sulla piccola ditta di 2 persone con 3 attrezzature e un ribasso del 35%).

Al momento il consorzio Astrea, pur con numerosi disservizi, procede nella conduzione della gara di appalto vinta nei Tribunali. Mentre il consorzio Scripta è di fatto sciolto e alcune delle ditte/società che lo componevano sono già state chiuse o stanno per chiudere, altre invece cercano di resistere senza il supporto primario delle udienze penali.

Comuni, Province e Regioni continuano a rimanere “territorio neutrale” e quindi si partecipa con le stesse modalità del passato anche se sono comparse alcune clausole in più (ad esempio nelle gare in cui è prevista una gara di trascrizione tra i partecipanti ora il personale che vi partecipa dovrà poi essere quello che segue effettivamente il cliente per la durata del contratto, mentre in passato alcune ditte/società mandavano a fare la prova gli elementi migliori per guadagnare punti e poi a seguire il cliente venivano mandati quelli disponibili, magari anche solo apprendisti (nel caso degli stenotipisti si intendono quelli che hanno da poco completato il corso e sono privi dell’esperienza e dell’abilità necessaria per fornire quanto richiesto cioè una ripresa in diretta che fornisca un verbale leggibile).

La scelta fatta dal Ministero di Giustizia ha causato la chiusura di molte piccole ditte e quindi la disoccupazione di personale altamente qualificato e professionale (questo per le condizioni proposte nell’eventuale passaggio), ha creato un esodo di personale da un consorzio all’altro (per chi ha accettato e/o reputato le condizione buone o accettabili, nell’ottica che per vivere bisogna lavorare e che lavorare poco e/o a poco è meglio che non lavorare) e questo ha rafforzato ulteriormente uno a danno dell’altro rendendo ancora più chiaro il monopolio e allo stesso tempo rendendo ancora più difficile un cambio di direzione alla prossima gara del 2008.

Cominciano già a girare voci su una possibile divisione in lotti per la prossima gara di appalto per le udienze penali, anche se la dimensione del lotto che verrà scelta condizionerà in maniera incisiva l’eventuale possibilità di partecipazione delle ditte più piccole.

Nei primi 3 casi si escluderebbero quasi automaticamente le piccole ditte e le ditte individuali, al massimo potrebbero lavorare in subappalto se le condizioni proposte fossero accettabili e se il contratto di appalto lo permette.

Negli ultimi 3 casi potrebbero partecipare a patto che i requisiti richiesti non li escludano (ad esempio il fatturato degli anni precedenti che è stato compromesso dalla prima gara di appalto).

Ora, se già si sentono queste voci, credo voglia dire che questa modalità in essere al momento non ha funzionato e che quindi si cerchi una soluzione alternativa.

Purtroppo un grave danno, forse irreparabile è già stato fatto, soprattutto per le grandi ditte/società rimaste fuori dal contratto, in quanto la piccola ditta (soprattutto quella individuale) ha potuto portare questo lavoro da primario a secondario (quindi integrativo) non avendo veri e propri costi per il lavoro (ad esempio ufficio, personale dipendente…) o collaborando col Consorzio Astrea (nel caso della ditta individuale, in quanto non è subappalto).

E’ necessaria la ricerca di un compromesso tra numerosi problemi, il contenimento della spesa per il servizio, la qualità del verbale, il rispetto delle condizioni riportate nel contratto e l’occupazione delle ditte/società presenti sul territorio.

Al momento il contratto in vigore ha rispettato solo la prima a discapito delle altre tre.

La problematica principale che si trova ad affrontare una ditta/società è la quantità del personale.

Innanzitutto bisogna tenere presente che tanto è piccola la ditta/società e minori sono gli impegni amministrativi, quindi spesso anche il titolare ha compito operativi, oltre ad essere il responsabile ultimo della qualità del servizio.

Uno dei motivi principale che portano questo tipo di servizio ad essere affidato a ditte/società esterne è il problema della gestione del personale, come quantità, tipo di contratto e mansioni, questo aspetto riguarda quasi esclusivamente il personale operativo (fonico, stenotipista, trascrittore e integratore).

Per comprendere meglio la problematica prenderemo in esame i più importanti clienti:

§ tipologia di servizio richiesto (fonoregistrazione, stenotipia, stenotipia & fonoregistrazione (richiesta per particolari problematiche di posizionamento dell’impianto, non raggiungibile dalla postazione della stenotipia)).

§ Invio del personale richiesto in trasferta (ad esempio nelle sedi distaccate che effettuano solo 1 o 2 udienze a settimana)

o In base alla dislocazione rispetto alla sede centrale o alla provenienza del personale si renderà necessario l’utilizzo di personale del luogo (per il verbale principalmente, serve almeno una buona conoscenza del dialetto), in tutti i casi “lontani” sarà più conveniente personale del posto con contratto di collaborazione a chiamata (specie se richiesta la fonoregistrazione).

o Nella città più grandi inoltre le aule non sono sempre nello stesso palazzo, e quindi le sedi in cui si presta il servizio possono anche essere distanti tra loro (Tribunale ordinario e Tribunale dei Minori ad esempio);

o Nelle città più grandi inoltre il carcere/casa circondariale è spesso fuori dal centro abitato, e se dotato di aula bunker può comportare il garantire il servizio anche per altre udienze di altri Tribunali;

o Il periodo di richiesta del servizio è solitamente attorno ai 10 mesi all’anno:

§ Pausa natalizia (dall’ultimo o penultimo giorno utile di udienza prima di Natale al primo giorno utile di udienza dopo l’Epifania solitamente)

§ In questo periodo si deve comunque garantire il servizio per le udienze in direttissima (se normalmente richiesto, nei Tribunali delle città più grandi solitamente è prevista un’udienza giornaliera (sabato compreso) dedicata).

o Nell’ultima settimana del mese provvedono a spedire il calendario delle udienze di tutto il mese successivo, eventuali variazioni sono fatte via fax, e-mail, portale o telefono a seconda del tempo a disposizione.

o La durata del servizio e la quantità di lavoro non sono preventivabili (può capitare di:

§ presentarsi in aula e venire immediatamente congedati (mancanza di testimoni, impedimento del giudice o del collegio, dell’imputato, problemi all’impianto…);

§ processi con testimoni “mischiati” a processi senza testi e convocati a orari diversi;

§ esami “difficili” (dialetto, periti, con difetti di pronuncia) e/o lunghi (periti prevalentemente) e/o termine dell’udienza prima delle 14 (che comporta un termine di consegna minore).

o Normalmente effettuano 1 o 2 sedute a settimana, solitamente nel pomeriggio fino alla sera (in alcuni casi anche oltre mezzanotte);

o Nell’ultima settimana del mese provvedono a spedire il calendario dei consigli di tutto il mese successivo, eventuali variazioni sono fatte via fax, e-mail, portale o telefono a seconda del tempo a disposizione. I consigli straordinari vengono comunicati con pochissimo preavviso (quindi possono creare non pochi problemi di gestione);

o Il periodo di richiesta del servizio è solitamente attorno ai 10 mesi all’anno (pausa natalizia e pausa estiva).

o La durata del servizio e la quantità di lavoro non sono preventivabili (può capitare di:

§ presentarsi in aula e venire immediatamente congedati (mancanza del numero legale, problemi all’impianto…);

§ dato che gli interventi sono con tempi massimi prestabiliti sono solitamente molto veloci come parlata;

§ capita a volte che “l’atmosfera si scaldi” per alcuni temi e si crei un dibattito incontrollato con numerose sovrapposizioni di voci;

§ quando il consiglio si protrae per molto tempo (anche dopo mezzanotte) la stanchezza comincia a farsi sentire e la stenotipia tende a risentirne.)

o Sono richieste solo quando servono dal Tribunale, dalla Difesa o dalla Procura.

o Solitamente hanno tempo di consegna molto più lunghi (anche 3-6 mesi) in relazione a chi le chiede, quando serviranno e la durata effettiva della registrazione.

o Vengono prese in carico dalla ditta/società come perizie e viene prestato giuramento da perito (anche se spesso pare che chi le prende in carico e giura non è poi chi procede alla trascrizione), in quel momento (o nei giorni successivi) vengono consegnate le registrazioni (su cassetta, bobina, digitale a seconda dell’impianto utilizzato per la registrazione).

o È possibile richiedere una proroga alla consegna (in alcuni casi sembra sia prassi procedere in questo modo, soprattutto per evitare penali di ritardo).

o Generalmente sono più complicate e laboriose da effettuare e quindi richiedono una maggiore quantità di tempo per la trascrizione (più difficile l’assegnazione delle voci, maggiore presenza di rumori di fondo, fruscii, altri suoni ambientali, altre voci che possono non appartenere alla conversazione in corso ma provenire da altri soggetti estranei alla conversazione), quindi “sarebbe” anche una maggiore preparazione per l’esecuzione della trascrizione, anche il loro costo solitamente è maggiore (almeno per il cliente).

o In alcuni casi particolarmente “difficili” potrebbe rendersi necessario procedere ad una “pulizia” dell’audio con software adatti in modo da ridurre al minimo gli errori e gli (incomprensibile).

o Sono richiesti solo quando servono dal PM (o dalla Difesa, anche se molto rari).

o Vengono effettuati nell’ufficio del PM o presso la struttura detentiva, con la presenza dell’Avvocato se necessario, con servizio di stenotipia e fonoregistrazione o solo fonoregistrazione e successiva trascrizione.

o Come difficoltà di trascrizione sono paragonabili alle udienze penali per la qualità dell’audio, ma spesso si incontrano dialetti non del luogo e/o lingue straniere con l’interprete (che spesso non parla proprio perfettamente la lingua italiana).

o Solitamente i tempi di consegna sono nell’ordine dei 2-3 giorni, ma sono possibili anche tempi maggiori (quasi sempre richiesti dalle ditte/società se possibile, in alcuni rari casi anche inferiori).

o Solitamente non sono un impegno fisso ma richieste solo quando particolarmente rilevanti, come impegno fisso e quindi programmabile solo nel caso degli Enti più grandi.

o Solitamente viene fornita la registrazione (su cassetta o digitale a seconda dell’impianto utilizzato) ed eventualmente la scaletta degli interventi (non sempre dato che di solito viene data la parola dal Presidente di volta in volta).

o Hanno solitamente tempi di consegna abbastanza brevi, nell’ordine dei 2-3 giorni, in linea con i tempi richiesti per una fonoregistrazione e successiva trascrizione.

Responsabile planning/Responsabile Zona/Responsabile Cliente → Smistamento chiamate al personale

Fonico	Stenotipista	Fonico + Stenotipista	Trascrittore
In diretta dal cliente Effettua la registrazione	In diretta dal cliente Effettua la registrazione e la diretta stenotipica	In diretta dal cliente Effettua la registrazione e la stenotipia	In differita Procede con la trascrizione della versione definitiva

Fonico	Stenotipista	Fonico + Stenotipista	↓
Consegna la registrazione al trascrittore per la versione definitiva Procede con la trascrizione della versione definitiva se anche trascrittore	Procede con l'integrazione della diretta per la versione definitiva Passa la diretta all' integratore per la versione definitiva	Procede con l'integrazione della diretta per la versione definitiva Passa la diretta all' integratore per la versione definitiva	↓

Negli ultimi anni si sono aggiunti altri clienti, ad esempio le università per fare in modo che utenti disabili possano accedere alle lezioni o televisioni per il servizio di sottotitolazione.

La durata di un appalto/contratto è molto variabile, dal singolo intervento (specie nel caso di privati) ai 3 anni (con alcuni Comuni/Province/Regione), nel caso del Ministero di Giustizia per le udienze penali è di 2 anni (scadenza nel 2008 ad agosto), ma si riscontrano durate intermedie da 3/6/9 mesi o 1 anno.

In alcuni casi è possibile il rinnovo automatico della stessa durata o con durata inferiore, una sola volta o più volte.

Influiscono sulla possibilità di una ditta/società di crearsi una posizione stabile ed eventualmente espandersi.

Dato che la maggior parte dei clienti fa parte della Pubblica Amministrazione la ricerca è relativamente semplice, basta telefonare o presentarsi presso il cliente e chiedere se il servizio viene effettuato (o se è interessato ad averlo), se la risposta è positiva si richiede copia del contratto in vigore in modo da prendere atto delle condizioni in essere al momento e si chiede di essere contattati per la prossima scadenza.

Per i privati solitamente è più complicato, soprattutto se non sono enti o società.

Solitamente questi contratti/appalti sono a ribasso da un prezzo massimo e si acquisiscono tramite:

Ai fini della possibilità di partecipazione in caso di gara di appalto possono essere richieste:

↓	↑
Riceve la chiamata	Conferma la chiamata al cliente

↓	↓	↓	↓
Telefono	Fax	E-mail	Portale