La Verbalizzazione:
Descrivere questo lavoro in maniera riassuntiva non è semplice, un singolo aspetto risulta semplice, quasi banale, ma questo lavoro è composto da molti aspetti, il difficile è proprio rendere chiara l’unione di tutti questi aspetti che sono collegati tra loro. La prima cosa consigliata è leggere il glossario in cui sono spiegati i singoli termini che vengono usati in questo lavoro. (vedi glossario)
E’ quel processo che consente di creare un documento di testo (Word o PDF principalmente) partendo da una registrazione audio (analogica o digitale, in tempo reale o differita).
I principali fruitori di questo servizio, quelli che in pratica permettono ad una ditta/società di esistere sono (in ordine di importanza):
- Ministero di Giustizia (Udienze penali: monocratico, collegiale, assise, assise appello, GIP, GUP);
- Comuni/Province/Regioni (Consigli)
- Ministero di Giustizia (Intercettazioni telefoniche/ambientali)
- Ministero di Giustizia (Interrogatori)
- Comuni/Province/Regioni (Commissioni)
- Privati (assemblee, conferenze, riunioni…)
Il cliente avvisa, secondo le modalità previste dal contratto, la ditta/società per richiedere il servizio, solitamente mensilmente, via fax, e-mail, portale web o telefono (eventuali modifiche potranno poi essere fatte negli stessi modi o anche tramite telefono), quindi è molto importante la reperibilità. La chiamata deve indicare il cliente, il giorno, il luogo, l’aula, l’ora di inizio e il servizio richiesto, questi sono i dati minimi, eventualmente potrà essere allegato l’ordine del giorno o l’indicazione dei processi, a volte si indica anche l’ora di fine presunta, anche se è molto difficile che coincida, spesso corrisponde all’orario ultimo possibile di fine dell’intervento.
La ditta/società poi conferma al cliente di aver ricevuto la chiamata e provvede a smistarla, in base al servizio richiesto, al personale.
Il personale incaricato si presenta dal cliente è fornisce il servizio richiesto che potrà essere stenotipia e/o fonoregistrazione. A seconda del servizio richiesto poi si potrà procedere in diversi modi, con la stenotipia si procede successivamente all’integrazione mentre con la fonoregistrazione si procede alla trascrizione (o sbobinatura), quindi si procede all’impaginazione e alla rilettura del verbale, si prepara la ricevuta di consegna e si passa alla stampa del verbale per poi procedere con la consegna del verbale (cartacea e/o e-mail e/o caricamento sul portale) e spesso dei supporti con l’audio (analogico (cioè cassette o bobine) e/o digitale (CD o DVD in formato .mp3 e/o .wav).
Solitamente tutto questo si svolge nell’arco di 1-4 giorni dati i tempi di consegna molto brevi che sono richiesti dalla maggior parte dei contratti.
Alcune considerazioni su questo lavoro
Il personale impiegato per questo tipo di lavoro dovrebbe essere sulle 3.000 unità per tutto il territorio nazionale, e per tutte le tipologie di clienti, al massimo si dovrebbe arrivare a 5.000, quindi non si è proprio tanti, e per questo motivo forse si è troppo trascurati.
Questo lavoro è utilizzato perché necessario per contenere i tempi (spesso molto lunghi) sia della politica che della Giustizia, quindi in campi molto delicati ed importanti della vita di tutti i cittadini.
Inoltre dato che non è possibile quantificare a priori l’utilizzo nel servizio nella maggior parte dei casi risulta più conveniente per la Pubblica Amministrazione darlo in appalto a ditte/società private dato che solitamente il pagamento viene fatto a cottimo, nello specifico a pagina, all’ora o a chiamata.
Non regolamentato ed eseguito in maniera non corretta potrebbe portare a situazioni “spiacevoli”, (ad esempio fughe di notizie, sentenze errate, decisioni sbagliate, informazioni errate…) a seconda del campo di utilizzo, oltre a disparità di trattamento nei confronti dei lavoratori che materialmente effettuano il servizio (ad esempio differenze tra nord e sud sullo stipendio per la medesima tipologia di lavoro).
Nella realtà dei fatti per descrivere lo stato attuale e volendo usare una parola sola, questa parola è anarchia.
Non esiste una normativa che indichi che contratto devono applicare le ditte/società. Questo crea una situazione di assoluto caos tra le ditte/società che effettuano la scelta del contratto in base alle indicazioni del commercialista/consulente del lavoro (o altra figura tecnica competente), il caos si crea perché una delle principali voci di spesa in questo lavoro è proprio il compenso del lavoratore, quindi contratti diversi non mettono le ditte/società sulle stesso livello creando di fatto una concorrenza potenzialmente sleale oltre a disparità di trattamento per i lavoratori e potenzialmente danno economico per i clienti (arrivando poi a casi “assurdi” in cui si trova il prezzo più alto offerto al cliente e la retribuzione più bassa per il personale).
Non esiste una normativa che indichi quali requisiti devono rispettare i lavoratori che operano in questo campo (l’unico attestato che abbia effettivamente un valore è quello da stenotipista), il tutto a danno dei lavoratori in quanto un lavoro che non ha requisiti è considerato di basso livello e quindi poco retribuito. Solitamente le ditte/società richiedono il casellario giudiziario e i carichi pendenti perché richiesto dai clienti, anche il diploma di scuola media superiore può essere uno dei requisiti, come anche un computer e un collegamento adsl.
Non esiste neanche una normativa che indichi quali contratti possa adottare la ditta/società (si sono visti co.co.co., prestazioni occasionali, co.co.pro, liberi professionisti in partita IVA, apprendistato…).
Non esiste un albo o un registro dove il personale sia registrato eppure spesso capita che anche solo per effettuare una fonoregistrazione venga richiesta la prestazione del giuramento da perito.
L’assenza di un contratto preciso per le ditte/società che operano in questo settore impedisce l’adesione ad un sindacato perchè ci si trova a essere già in pochi come numero complessivo (3.000 - 5.000 unità al massimo), sparsi per tutto il territorio nazionale (con picchi di 20-30 unità per città come Torino o Milano o Bologna, forse si arriva a 50 unità a Roma) e sotto diversi sindacati o comitati (perché presenti nella città e/o in base al contratto della ditta/società), quindi con una forza contrattuale praticamente nulla.
Ma questa figura non è sconosciuta ai politici dato che sono presenti proprio in Parlamento degli stenotipisti (o meglio michelisti) e non sotto una ditta/società privata ma come dipendenti statali! (in pratica li hanno letteralmente sotto al naso!)
Probabilmente saranno presenti anche al Governo per lo stesso motivo e sempre come dipendenti statali.
Essendo dipendenti pubblici avranno sicuramente fatto un concorso, e per fare questo avranno dovuto rispettare dei requisiti, eppure “fuori” regna il caos, l’anarchia più assoluta.
In questo lavoro i disservizi che si possono verificare non sono molti, ma sono tutti gravi.
- Chiamata scoperta: si ha quando una chiamata (fatta dal cliente e confermata dalla ditta/società, secondo modi e tempi previsti dal contratto) non viene coperta, cioè quando il personale non si presenta dal cliente per fornire il servizio. Per alcuni clienti non è un problema grave (ad esempio Comuni/Province/Regioni solitamente hanno personale preposto alla registrazione quindi sarà comunque possibile procedere successivamente alla trascrizione) mentre per altri si crea un problema serio (ad esempio nei Tribunali dove non c’è personale preposto alla registrazione, è una delle richieste del contratto con la ditta/società fornirlo!, nella maggior parte dei casi si procede al rinvio delle udienze, specie quelli in cui sono presenti testimoni o periti, causando ulteriori disagi; in alcuni contratti era una clausola che poteva prevedere la rescissione del contratto, indipendentemente dalla durata dello stesso, anche per una sola volta che si verificasse!).
- Difformità del servizio: si ha quando viene richiesto un servizio e ne viene fornito un altro (ad esempio fonoregistrazione al posto della stenotipia, o viceversa). Dal punto di vista pratico non è un problema se al posto della fonoregistrazione viene fornita la stenotipia dato che il personale addetto alla stenotipia effettua anche la fonoregistrazione, il problema potrebbe esserci al momento della fatturazione dato che la stenotipia è notevolmente più costosa della fonoregistrazione. Se invece viene fornito il servizio della fonoregistrazione al posto della stenotipia non si può avere la bozza del verbale come richiesto dai contratti di questo tipo durante o alla fine dell’intervento, nei casi di consegna “immediata” del verbale definitivo poi non è assolutamente possibile. Però al momento della fatturazione dovrebbe essere decisamente meno oneroso. In alcuni contratti sono previste ulteriori penali per questo tipo disservizio, oltre alla riduzione del compenso pattuito, solitamente a pagina o a durata della registrazione.
- Ritardo nella consegna: si ha quando il verbale viene consegnato in tempi successivi a quelli previsti dai termini del contratto, solitamente si paga una penale (anche del 10% per ogni giorno di ritardo, quindi con 10 giorni di ritardo non si ha diritto al compenso e il verbale deve essere comunque consegnato, inoltre in alcuni contratti è previsto che anche un solo ritardo superiore ai 10 giorni possa essere motivo di recesso immediato dal contratto). Il ritardo nella consegna, soprattutto presso alcuni clienti, è un fatto molto grave perché può rendere impossibile il proseguimento dei lavori. Inoltre il termine di consegna è uno dei fattori che incide pesantemente sul compenso del personale libero professionista, e alcuni contratti prevedono che la penale sia a carico loro in caso di ritardo nella consegna, solitamente i tempi di consegna nei contratti del personale sono di 1 e 3 giorni, oppure 3 o 4 giorni, nel caso di perizie i tempi si allungano, maggiore è il tempo per la consegna e minore è il compenso a pagina che percepiscono.
- Errori nel verbale: solitamente tutti i contratti prevedono un margine di errore nella trascrizione, anche nella versione definitiva, solitamente è attorno all’1-2%. Gli errori devono essere di battitura, non omissioni, inserimenti errati di formule o spezzoni (nel caso il verbale sia stato redatto da più persone per ridurre il tempo necessario alla stesura del verbale definitivo ). Anche in questo caso in alcuni contratti un verbale palesemente errato poteva essere motivo per il recesso immediato dal contratto, oltre a poter rendere impossibile il proseguimento dei lavori secondo il calendario fissato dal cliente quindi avendo come unica soluzione il rinvio ad altra data, questo poteva comportare ulteriori disagi (nel caso di processi con testimoni fissati a calendario in determinati giorni ravvicinati poteva comportare l’impossibilità di contro-interrogatorio o di interrogatorio di altri testimoni collegati).
- Errori del verbale: per errori della trascrizione si intendono proprio frasi o parole sbagliate e/o mancanti e/o incomprensibili, questi elementi possono portare all’inutilità della trascrizione (specie nei Tribunali dati i tempi tra un’udienza e la successiva). Soprattutto nei Tribunali sarebbe obbligatorio parlare italiano ma spesso, nel caso dei testimoni, viene utilizzato il dialetto, ma nel verbale bisogna riportare tutto in italiano, quindi se non si conosce perfettamente il dialetto ci possono essere gravi errori di “traduzione”. Se non si capisce (nel senso di sentire chiaramente cosa viene detto) una parola o una frase si usa mettere (incomprensibile) o (inc.) oppure (intervento fuori microfono) (nel caso il microfono sia spento o non posizionato correttamente), chiaramente più sono presenti queste incomprensioni e minore è l’utilità del verbale, arrivando anche all’inutilità dello stesso se presenti in passaggi chiave del verbale.
Quindi, a partire da chi effettua la registrazione arrivando a chi rilegge (può essere la stessa persona ma anche quattro figure professionali distinte o ancora di più come numero persone coinvolte, a seconda del metodo di gestione del lavoro adottato dalla ditta/società) si ha la responsabilità di ridurre al minimo questi possibili errori, lasciando al massimo qualche errore di battitura “semplice” (è quasi impossibile avere un verbale perfetto, riscontriamo errori di battitura anche in libri, giornali, riviste…) data la delicatezza e l’importanza di questo lavoro, specie in processi penali e intercettazioni.
In questo lavoro si entra in contatto con informazioni delicate, soprattutto nel caso di intercettazioni telefoniche, interrogatori in corso di indagine, incidenti probatori, quindi è essenziale un trattamento corretto e riservato di queste informazioni.
In molte società è prassi, anche perché spesso è richiesto dal cliente stesso, che il personale al momento dell’assunzione debba presentare oltre a tutta la serie di documenti “classici” anche l’attestazione dei carichi pendenti e il casellario giudiziario.
Nel contratto di assunzione (qualunque esso sia) ci si impegna a non divulgare ed utilizzare per altri scopi eventuali informazioni di cui si entra in possesso.
Poi sono presenti anche altre cause per i liberi professionisti in partita IVA (ad esempio impossibilità di partecipare ad altri appalti e /o lavorare presso altre ditte, per i 2 anni successivi alla conclusione del contratto clausola di non concorrenza…).
In alcuni casi si presta ulteriore giuramento presso il cliente, è previsto ad esempio nel contratto di appalto attuale per la trascrizione delle udienze penali.
Tutto il personale che opera in questo settore può venire a conoscenza di informazioni e/o in contatto con materiale delicato (dalla trascrizione cartacea o in formato eletronico alla registrazione stessa, su cassetta o in formato digitale), soprattutto nel caso dei “nuovi formati” diventa molto semplice crearne una copia, quindi è di fondamentale importanza la selezione di personale da parte della ditta/società, l’addestramento e l’istruzione dello stesso sempre da parte della ditta/società, la spiegazione al personale di quanto sia delicato e importante il materiale (soprattutto se originale) con cui si entra in contatto, lo stesso vale per le informazioni, far presente al personale quali possono essere le sanzioni nel caso in cui non si rispettino le regole.
E’ anche compito della ditta/società controllare che queste regole vengano rispettate, oltre a dover adottare tutti i mezzi che rendano possibile il maggior controllo possibile sulla “circolazione” del materiale e delle informazioni.
Quindi, per tutto il personale della ditta/società, a qualsiasi livello operi, uno dei requisiti necessari è la serietà e l’integrità.
Una selezione “all’acqua di rosa”, magari perché si è a corto di personale, può portare diverse conseguenze più o meno gravi (vedi articolo di giornale).
Si presenta quando richiesto il servizio di fonoregistrazione o in affiancamento alla stenotipia quando richiesta l’assistenza alla fonia (nel caso in cui l’impianto sia posizionato in modo non accessibile dalla postazione della stenotipia)
Si reca nell’aula assegnata in tempo utile per effettuare una verifica dell’impianto, in caso di problemi ha il compito di segnalare il problema al responsabile in modo da trovare un rimedio se possibile in modo da garantire il servizio (cambio di aula nella maggior parte dei casi) o procedere al rinvio ad altra data se il problema non è risolvibile.
Se non pervenuto direttamente nella chiamata ritira l’ordine del giorno o l’elenco dei procedimenti del giorno.
In alcuni casi (esempio udienze in Tribunale, interrogatori) procede alla compilazione di un modulo in cui vengono indicati dati necessari per l’identificazione della trascrizione e/o richiesti dal cliente (ad esempio ora di inizio e fine del processo), questo anche per ridurre il numero di possibili errori (ad esempio nel caso di nomi stranieri).
Durante la registrazione ha il compito di monitorare costantemente l’andamento dell’intervento per evitare possibili problemi alla registrazione o nella registrazione (ad esempio interventi fuori microfono perché posizionato male o spento, volumi troppo alti/bassi a seconda della voce), inoltre redige una scaletta degli interventi in modo che nella trascrizione possano essere assegnate correttamente le voci, anche in caso di sovrapposizioni.
Quando è il caso ha cura di chiedere e prendere nota nel modulo di nomi stranieri e/o parole straniere/tecniche di difficile comprensione (ad esempio nomi di farmaci o termini tecnici).
Al termine dell’intervento segnala alla ditta/società il carico (cioè la durata delle registrazione), l’ora di fine (in base a questa la maggior parte dei contratti prevede tempi di consegna diversa) ed eventuale data di consegna se diversa da quella prevista nel contratto (potrebbe essere richiesta dal cliente in tempi più brevi o potrebbe chiedere una proroga di tot giorni per la consegna (in alcuni Tribunali la proroga sembra ormai essere una prassi, mentre in passato era richiesta solo per processi particolarmente delicati o quando si presentavano problemi tecnici)).
Presso alcuni clienti è necessario firmare un modulo che andrà nel fascicolo dell’intervento per attestare la presenza e l’esecuzione del servizio.
Quindi procederà alla consegna della registrazione e del materiale aggiuntivo a:
- stenotipista se presente;
- in ufficio al responsabile che lo smisterà al trascrittore o ai trascrittori;
- al trascrittore nel caso gli sia indicato direttamente per telefono o gliene sia stato assegnato uno;
- nel caso sia fonico & trascrittore si recherà in ufficio o a casa per procedere alla trascrizione.
In caso di problemi alla/nella registrazione potrà essere chiamato per dare chiarimenti e/o rispondere dell’operato, o procedere al recupero dell’originale dal cliente (in caso di impianto con doppia registrazione) ed eventuale riversamento su altro supporto (nel caso l’originale non possa lasciare la sede del cliente).
Nel caso del fonico le chiamate potranno essere assegnate di giorno in giorno in base alle esigenze, settimanalmente o mensilmente, in base al cliente che richiede il servizio e alla modalità con cui questo effettua le chiamate.
Sono possibili trasferte in altre città (solitamente entro 1-2 ore di viaggio dipende dall’ora in cui è richiesto il servizio) o presso diversi edifici/clienti della stessa città (Tribunale, Comune, Provincia, Regione, Procura, Carcere, Casa Circondariale, Caserme di Carabinieri/Polizia/Finanza…).
Non ci sono titoli richiesti per poter fare questo lavoro. Un minimo di conoscenza sui collegamenti audio/video, di impianti audio/video in generale e di computer e relativi programmi aiuta molto, soprattutto a risolvere eventuali problemi, spesso possono essere dei cavi scollegati o collegati male.
Dato l’elevato numero di impianti diversi tra loro e magari riassemblati assieme è praticamente impossibile conoscerli singolarmente e bene tutti, ma il funzionamento in generale è simile.
Starà alla ditta/società addestrare il fonico sui singoli impianti che questo dovrà poi utilizzare, tempi e modi di istruzione dipendono molto dalle conoscenze del singolo e quindi non sono uguali per tutti. Solitamente si comincia con un solo tipo di impianto, e poi col tempo si acquisiscono le conoscenze per l’utilizzo di altri impianti (per alcuni clienti senza impianto viene richiesto il trasporto e il montaggio di un impianto di registrazione della ditta/società, eventualmente anche quello di amplificazione).
A seconda dei casi può essere la stessa persona che ha fatto la fonoregistrazione o altra persona.
Procede alla trascrizione in maniera letterale (solitamente), riportando tutto quello che viene detto nella maniera più esatta possibile secondo le modalità di impaginazione indicate dal cliente (spesso molto diverse tra loro).
In caso di termini dialettali li riporta in italiano (eventualmente li riporta tra parentesi, soprattutto nel caso abbiano più significati), per questo risulta importante che comprenda e conosca il dialetto utilizzato, e questo risulta più facile se la persona è del posto.
Quando un termine o una frase risultano incomprensibili (non ad un primo ascolto ovviamente ma dopo aver tentato più volte di capire quanto viene detto, dopo aver chiesto ad altro personale un parere e dopo aver tentato il riascolto con altri mezzi (ad esempio nelle registrazioni effettuate con alcuni impianti è possibile procedere al riascolto della singola traccia escludendo le altre, in modo da eliminare o almeno ridurre la sovrapposizione delle voci)) procede inserendo (inc.) (o altra sigla convenuta) e continua la trascrizione.
In caso di problemi relativi alla trascrizione potrà essere chiamato per dare chiarimenti e/o rispondere dell’operato, a seconda delle modalità previste dal contratto col cliente e dei problemi riscontrati gli potrà essere richiesta la correzione del verbale in caso di errori di battitura superiori alla percentuale concessa, al riascolto e integrazioni in caso di omissioni, in alternativa la fonoregistrazione potrà essere assegnata ad altra persona che procederà ad una nuova trascrizione integrale del verbale.
La correttezza della trascrizione è fondamentale dato che riporta quanto è stato detto dalla persona, specie nei processi penali che al momento hanno rinvii anche di 6 mesi tra un’udienza e l’altra e si sentono i testi delle diverse parti e sono determinanti queste testimonianze ai fini della sentenza, o negli interrogatori e nelle intercettazioni quando sulla base di quello che viene detto e quindi trascritto si procede o meno contro una persona.
Non ci sono titoli richiesti per poter fare questo lavoro. Un corso di dattilografia sicuramente aiuta ad acquisire velocità di scrittura e correttezza nello scrivere (e questo riduce il tempo di esecuzione del lavoro e quindi aumenta la produttività, essenziale che sia almeno di un certo livello per i liberi professionisti in quanto pagati a cottimo in base alle pagine prodotte (solitamente da 1500 caratteri, in passato erano 1200) o ogni tot caratteri (solitamente ogni 100 caratteri) . Un italiano corretto è senza dubbio richiesto, oltre all’impegno a ricorrere ogni volta si abbia un dubbio al dizionario (italiano, straniero, medico o tecnico) o altra fonte di informazione sicura. Un minimo di conoscenza nell’uso del computer, del programma di videoscrittura (aiuta soprattutto a velocizzare alcune procedure), si deve prendere dimestichezza col registratore con pedale e/o del programma con pedale per l’ascolto della registrazione che all’inizio non viene naturale e non si conosce bene la propria velocità nel trascrivere e quindi bisogna acquisire coordinazione.
La professionalità in questo lavoro la si acquisisce nel tempo, con impegno e dedizione, così come nel tempo aumenta la velocità di scrittura e la correttezza nello scrivere.
Starà alla ditta/società addestrare il trascrittore sui modelli richiesti dai singoli clienti che questo dovrà poi utilizzare, tempi e modi di istruzione dipendono molto dalle conoscenze e dalle capacità del singolo e quindi non sono uguali per tutti. Per quelli già esperti solitamente si tratta di fornire alcune trascrizioni di esempio, il modello, le macro di impaginazione e le formule utilizzate (che solitamente si inseriscono nel programma di videoscrittura in modo da poterle inserire velocemente). A seconda dell’esperienza del trascrittore sarà poi cura della ditta/società monitorare il lavoro per un primo periodo più o meno lungo, e procedere poi di tanto in tanto o periodicamente con l’esame a campione delle trascrizioni.
Lo stenotipista è l’unica figura professionale in questo lavoro in possesso di un vero e proprio titolo, l’attestato di superamento del corso di stenotipia.
La differenza tra un trascrittore e uno stenotipista è che con la stenotipia si può effettuare la ripresa in diretta di un intervento grazie alla maggior velocità di scrittura che permette.
Procede alla ripresa in diretta dell’intervento e se richiesto deve consegnare la bozza non corretta durante o al termine dell’intervento. Successivamente procederà all’integrazione in maniera letterale, riportando tutto quello che viene detto nella maniera più esatta possibile secondo le modalità di impaginazione indicate dal cliente (spesso molto diverse tra loro).
In caso di termini dialettali li riporta in italiano (eventualmente li riporta tra parentesi, soprattutto nel caso abbiano più significati), per questo risulta importante che comprenda e conosca il dialetto utilizzato, e questo risulta più facile se la persona è del posto.
Quando un termine o una frase risultano incomprensibili (non ad un primo ascolto ovviamente ma dopo aver tentato più volte di capire quanto viene detto, dopo aver chiesto ad altro personale un parere e dopo aver tentato il riascolto con altri mezzi (ad esempio nelle registrazioni effettuate con alcuni impianti è possibile procedere al riascolto della singola traccia escludendo le altre, in modo da eliminare o almeno ridurre la sovrapposizione delle voci)) procede inserendo (inc.) (o altra sigla convenuta) e continua la trascrizione.
In caso di problemi relativi alla trascrizione potrà essere chiamato per dare chiarimenti e/o rispondere dell’operato, a seconda delle modalità previste dal contratto col cliente e dei problemi riscontrati gli potrà essere richiesta la correzione del verbale in caso di errori di battitura superiori alla percentuale concessa, al riascolto e integrazioni in caso di omissioni, in alternativa la fonoregistrazione potrà essere assegnata ad altra persona (o ditta anche) che procederà ad una nuova trascrizione integrale del verbale.
La correttezza della trascrizione è fondamentale dato che riporta quanto è stato detto dalla persona, specie nei processi penali che al momento hanno rinvii anche di 6 mesi tra un’udienza e l’altra e si sentono i testi delle diverse parti e sono determinanti queste testimonianze ai fini della sentenza, o negli interrogatori e nelle intercettazioni quando sulla base di quello che viene detto e quindi trascritto si procede o meno contro una persona.
Il corso è di circa 6 mesi (ma può anche essere effettuato da casa acquistando/affittando tutto il materiale necessario) e poi ci si sottopone all’esame per il rilascio dell’attestato.
Per essere in grado di sostenere una diretta con risultati accettabili (cioè che la bozza non corretta prodotta durante la diretta sia almeno leggibile) sono necessari un paio di anni di pratica, un tempo maggiore o minore dipende dall’abilità personale e dall’esercizio più o meno continuativo.
Le dirette effettuate da stenotipisti apprendisti sono pressoché illeggibili contenendo sia errori di battitura che parole o frasi completamente errate, oltre a non riportare intere parti del discorso in quanto la velocità di scrittura non è ancora sufficiente per poter seguire il dialogo in tempo reale.
Oltre agli errori di battitura e di sigle (che comportano l’immissione di una formula memorizzata errata) il neo stenotipista cerca di scrivere il più possibile, commettendo quegli errori in quasi ogni parola che scrive rendendo di fatto inutile la diretta e rendendo di fatto più veloce procedere alla trascrizione una volta tornati in ufficio, e non all’integrazione, in pratica si utilizza la diretta come se fosse la scaletta fatta dal fonico.
In un paio di anni di pratica si acquisisce velocità, si riducono gli errori di battitura, si memorizzano e utilizzano un numero maggiore di sigle e ci si abitua a scrivere correttamente secondo la propria velocità, a saltare completamente le parti di discorso che non si è in grado di scrivere, queste poi con la pratica si riducono sempre di più, e quindi quando si torna in ufficio si può procedere all’integrazione inserendo le parti di discorso saltate, e non correggendo più errori di battitura per ogni parola scritta o cancellando intere parole o frasi perché completamente sbagliate e da riscrivere integralmente.
Con una pratica di circa 4-5 anni si cominciano a realizzare dirette comprensibili e utili, solitamente a questo punto si vede come procedere, se rimanere dipendenti (in modo da avere maggiori garanzie e un lavoro più regolare) o diventare liberi professionisti (potendo scegliere quanto lavorare e in base a questo lo stipendio varia, lavoro primario o secondario).
Inoltre col tempo e con la pratica si acquisisce anche resistenza, alcuni processi penali durano anche tutta la mattina, una breve pausa pranzo e quindi si riprende fino a sera, senza sostituzioni o pause, o comunque sono molto brevi (anche se alcuni clienti (Comuni e Province prevalentemente) chiedono espressamente nel contratto la presenza di 2 stenotipisti, questi non vengono quasi mai inviati in coppia, solitamente si affianca un fonico allo stenotipista per “salvare le apparenze”).
Lo stenotipista solitamente provvede da solo sia alla ripresa in diretta che alla fonoregistrazione, solo in casi particolari viene affiancato dal fonico (ad esempio quando la postazione dello stenotipista e l’impianto di fonoregistrazione non sono vicini, quando il cliente richiede espressamente la presenza di entrambi).
L’unico titolo richiesto è l’attestato di superamento del corso di stenotipia.. Un italiano corretto è senza dubbio richiesto, oltre all’impegno a ricorrere ogni volta si abbia un dubbio al dizionario (italiano, straniero, medico o tecnico) o altra fonte di informazione sicura. Un minimo di conoscenza nell’uso del computer, del programma di videoscrittura (aiuta soprattutto a velocizzare alcune procedure), si deve prendere dimestichezza col registratore con pedale e/o del programma con pedale per l’ascolto della registrazione che all’inizio non viene naturale e non si conosce bene la propria velocità nel trascrivere e quindi bisogna acquisire coordinazione.
La professionalità in questo lavoro la si acquisisce nel tempo, con impegno e dedizione, così come nel tempo aumenta la velocità di scrittura e la correttezza nello scrivere.
Un minimo di conoscenza sui collegamenti audio/video, di impianti audio/video in generale e di computer e relativi programmi aiuta molto, soprattutto a risolvere eventuali problemi, spesso possono essere dei cavi scollegati o collegati male.
Dato l’elevato numero di impianti diversi tra loro e magari riassemblati assieme è praticamente impossibile conoscerli singolarmente e bene tutti, ma il funzionamento in generale è simile.
Starà alla ditta/società addestrare lo stenotipista sui singoli impianti che questo dovrà poi utilizzare, tempi e modi di istruzione dipendono molto dalle conoscenze del singolo e quindi non sono uguali per tutti.
Starà alla ditta/società addestrare lo stenotipista sui modelli richiesti dai singoli clienti che questo dovrà poi utilizzare, tempi e modi di istruzione dipendono molto dalle conoscenze e dalle capacità del singolo e quindi non sono uguali per tutti. Per quelli già esperti solitamente si tratta di fornire alcune trascrizioni di esempio, il modello, le macro di impaginazione e le formule utilizzate (che solitamente si inseriscono nel programma di videoscrittura in modo da poterle inserire velocemente). A seconda dell’esperienza dello stenotipista sarà poi cura della ditta/società monitorare il lavoro per un primo periodo più o meno lungo, e procedere poi di tanto in tanto o periodicamente con l’esame a campione delle trascrizioni.
A seconda dell’organizzazione della ditta/società può essere la stessa persona che ha effettuato la trascrizione o l’integrazione o persona diversa.
Ha il compito di eliminare (o quantomeno ridurre al minimo) gli errori di battitura.
Durante la rilettura si effettua anche l’impaginazione del verbale in modo che corrisponda al modello richiesto dal cliente.
Ci sono pro e contro se la persona che rilegge la trascrizioni sia la stessa che effettuato la fonoregistrazione o la trascrizione o persona diversa.
Nel caso abbia effettuato la fonoregistrazione potrebbe individuare eventuali parti mancanti o assegnazioni errate di voci, ma noterebbe meno eventuali errori di battitura avendo ancora in mente il dialogo (salvo ovviamente quelli più ovvi identificati dal correttore automatico del programma di scrittura).
Nel caso abbia effettuato sia la fonoregistrazione che la trascrizione o la stenotipia e l’integrazione aumenta il rischio che non si notino errori di battitura.
Nel caso di persona diversa è più facile che individui eventuali errori di battitura, ma non può accorgersi di parti mancanti o assegnazioni errate di voci (salvo errori macroscopici).
Il tutto poi dipende dall’esperienza e dalla resistenza, essendo l’ultima procedura impegnativa può capitare che venga fatta dopo diverse ore di lavoro, soprattutto nel caso di trascrizione da consegnare il giorno successivo.
Solo in casi particolari si ricorre alla rilettura con riascolto, in quanto procedura più lunga.
Riletto e impaginato il verbale si procede al conteggio dei caratteri, effettuato in automatico dal programma di videoscrittura, per scrupolo si potrebbe effettuare una ricerca di eventuali spaziature doppie per eliminarle in quanto aumenterebbero il numero dei caratteri del verbali dato che sono conteggiati ai fini del pagamento.
Praticamente in tutte le trascrizioni si utilizza inoltre l’intestazione per identificare la trascrizione o inserire i dati della ditta/società, mentre nel piè di pagina si inserisce il numero di pagina, questi vengono poi riportati in ogni pagina del verbale.
Il conteggio dei caratteri ai fini della fatturazione non dovrebbe essere comprensivo di questi caratteri.
Se richiesto dal cliente si procede all’invio per e-mail e/o caricamento del file sul portale web, eventualmente indicando i dati della ricevuta (come numero di pagine stampate, caratteri totali e pagine corrispondenti per la fatturazione, n° di CD/DVD/cassette audio utilizzate).
Si procede con la creazione delle ricevute, alla stampa, all’eventuale rilegatura (se prevista dal contratto), si preparano, solitamente in una busta o in una cartellina, i verbali per la consegna al cliente o per la spedizione tramite posta.
A seconda dell’organizzazione della ditta/società ci potrà essere personale preposto alle diverse fasi di stampa, metodi alternativi di invio e/o di consegna al cliente.
Dipendono soprattutto dalla dimensione della ditta/società e dall’organizzazione interna.
Responsabile dell’ufficio/sede:si occupa della gestione degli appalti presenti nella sede di competenza (città, provincia, regione, tipologia di cliente) quindi deve predisporre il planning o smistare le chiamate come da assegnazione del responsabile planning, monitora l’andamento dell’ufficio in modo da rispettare i tempi di consegna previsti, tiene i rapporti ordinari col cliente, controlla il magazzino e avvisa il personale tecnico in caso i materiali di consumo comincino ad esaurirsi o ci siano attrezzature da riparare, sostituire o siano insufficienti per la dotazione di personale della sede.
Precisazione:
Fonico, stenotipista, trascrittore e integratore sono le figure principali di questo lavoro, e rappresentano il costo maggiore in quanto prettamente manuale ed umano, l’apporto delle nuove tecnologie ai fini del lavoro vero e proprio è pressoché nullo ai fini della riduzione dei costi.
Possono essere inquadrati secondo diverse modalità di contratto: co.co.co., co.co.pro, prestazione occasionale, apprendisti, dipendenti, liberi professionisti.
Inoltre, a seconda di quanto previsto dal contratto col cliente, è possibile anche il sub-appalto ad altra ditta/società.
Dipendono soprattutto dalla dimensione della ditta/società e dall’organizzazione interna, quindi non è detto che tutte queste figure siano presenti.
- Centralinista: si occupa di ricevere le chiamate dai clienti;
- Responsabile Planning: si occupa dello smistamento (quindi assegnazione) delle chiamate dei clienti al personale operativo (fonico, stenotipista, trascrittore e integratore) a seconda del servizio richiesto. Supervisiona dall'assegnazione della chiamata alla consegna del verbale al cliente.
- Responsabile del personale: si occupa dei rapporti interni personale e ditta/società, assunzioni, licenziamenti, ricerca nuovo personale, addestramento nuovo personale.
- Personale tecnico: si occupa della manutenzione delle attrezzature, della riparazione o sostituzione in caso di attrezzature danneggiate, del magazzino.
- Personale amministrativo: si occupa della fatturazione, della ricerca di nuovi contratti e/o personale (poi l’addestramento solitamente viene effettuato dal personale operativo, spesso direttamente durante la copertura della chiamata dal cliente durante lo svolgimento della normale attività lavorativa), rapporti col cliente (solo in casi particolari, solitamente viene gestito dal responsabile dell’ufficio/sede, che a sua volta è uno del personale operativo a cui si aggiunge questa mansione).
- Personale addetto alla stampa;
- Personale addetto all’archiviazione;
- Personale addetto alla consegna.